Règlement général 2012

Organisation

La 99^ème Foirexpo sera ouverte à la Roche-sur-Yon, du Jeudi 15 au Lundi 19 Mars 2012. Elle aura lieu au ParcExpo des Oudairies, aux emplacements indiqués sur les plans dressés à cet effet par la Commission d’Organisation. L’inauguration officielle de cette manifestation est fixée le Jeudi 15 Mars 2012.
Pour les visiteurs, l’entrée de la Foirexpo est gratuite les Jeudi et Lundi et payante les Vendredi, Samedi et Dimanche. Les heures d’ouverture et de fermeture sont fixées de 9 H 30 à 19 H (heure légale) sauf pour les soirées qui ont une dérogation jusqu’à 24 heures.
Les exposants auront l’accès dans l’enceinte de la Foire de 9 H à 19 H 30 sur présentation de leur badge.

La présidence de la Foirexpo est assurée par M. Pierre REGNAULT, Maire de la Roche-sur-Yon, Conseiller Général de la Vendée. ORYON est chargée de son organisation. Un Comité de pilotage est constitué. Son fonctionnement fait l’objet d’un règlement particulier.

L’Organisateur détermine l’attribution des stands et des emplacements loués. Il peut, suivant les circonstances, limiter les surfaces demandées. Il n’a pas à justifier ses décisions.

Dans le cadre de la Foirexpo, une association régie par loi 1901, dont le siège social est à l’Hôtel de Ville de La Roche-sur-Yon, dénommée « COMITE DES EXPOSANTS », a été créée. Ce comité joue un rôle de représentation des exposants auprès de l’organisateur. Il peut être chargé de certains points d’organisation et notamment de l’animation de la Foire. Chaque exposant, en souscrivant son stand, devient de droit, membre du Comité des exposants.

Inscriptions et Admissions

Les inscriptions sont souscrites et les admissions acceptées pour la Foirexpo elle-même et non pour un emplacement déterminé. Les demandes d’admission ne peuvent donner lieu à aucune réserve de la part de l’exposant.
L’organisateur pourra, dans un but d’intérêt général, diminuer les surfaces, modifier ou changer les emplacements,
même quand l’exposant a reçu confirmation d’acceptation pour un emplacement donné.
L’organisateur aura la faculté de refuser les demandes d’admission sans être tenu de donner les motifs de son refus. Le demandeur refusé ne pourra se prévaloir du fait qu’il a été admis aux foires précédentes, ni que son inscription ai été sollicitée par l’organisateur de la Foire, ni invoquer comme preuve de son admission la correspondance échangée entre lui et la Foire, ni l’encaissement de l’acompte ou la publication de son nom sur une liste quelconque.

L’admission est sanctionnée par une notification officielle de l’organisateur (accompagnée de la facture dont le montant devient donc exigible). Elle devient alors pour le demandeur définitive et irrévocable.

Les stands seront mis à la disposition des exposants 2 jours avant l’ouverture de la Foirexpo (les 13 et 14 Mars 2012) et les exposants devront avoir terminé leurs installations la veille de l’ouverture à 20 heures.
Chaque exposant devra avoir réglé intégralement ses frais de participation avant de pouvoir prendre possession de son stand ou de son emplacement.

Aucun exposant ne peut sous-louer tout ou partie de stand ou d’emplacement. Toutefois, il peut partager son stand après concertation et avec accord de l’organisateur ; en contrepartie, l’entreprise non inscrite devra s’acquitter d’un droit forfaitaire (défini par l’organisateur).

Cette Foire est réservée à tous les articles, produits se rapportant au commerce, à l’industrie, à l’agriculture, à l’artisanat, à l’horticulture et aux services. La pratique commerciale traditionnelle sur la Foirexpo exclue la vente à emporter. Cette pratique est cependant autorisée dans les conditions suivantes :
- Les exposants pratiquant la vente à emporter doivent le déclarer sur leur demande d’admission.
- Ils bénéficient d’un tarif spécifique sous réserve d’acceptation par l’organisateur selon le type de produits vendus.
- Ils seront regroupés dans des espaces prévus à cet effet.
- Les produits ainsi commercialisés seront de valeur modeste, limités en volume et toujours accompagnés d’une facture ou d’un bon de caisse. L’organisateur est en droit de procéder au retrait d’un produit non spécifié sur la demande d’admission.

En aucun cas, il ne sera possible de faire usage de micros, haut-parleurs ou porte-voix ou bien d’utiliser des artifices de vente comme le confinement des visiteurs derrière des paravents ou rideaux, la pratique des « posticheurs » est formellement interdite.

Parrainage

Lors du dépôt de la demande de participation à la Foirexpo, l’exposant qui souhaite parrainer un nouvel exposant doit avoir participé durant les cinq dernières années. Ce parrainage lui permet d’obtenir une remise commerciale de 15 % sur son stand (emplacement-angle) et 20 % à partir de deux nouveaux exposants parrainés. Le parrain devra obligatoirement mentionner les coordonnées précises du filleul sur sa demande d’inscription. Le filleul bénéficiera de 5% de remise sur son stand. Il ne doit pas avoir participé à la Foirexpo depuis l’année 2001 et devra inscrire le nom de son parrain sur sa demande d’inscription.

Installations

Les stands sont fournis sans comptoir. L’aménagement intérieur des stands incombe exclusivement aux exposants, qui peuvent s’adresser aux entreprises de leur choix.

Aménagement des stands

L’exposant s’engage à aménager de son mieux son ou ses stands. Il veillera notamment à respecter les consignes de sécurité légales.
Références :
- Arrêté du 25 Juin 1980.
- Arrêté ministériel du 18 Novembre 1987 et 11 Janvier 2000, portant approbation des dispositions particulières applicables au type T « salles d’expositions ».
- Arrêté ministériel du 23 Janvier 1985, portant approbation des dispositions particulières applicables au type CTS « Chapiteau, Tentes et Structures itinérantes ».
Obligation des exposants :
- La structure ou ossature des stands, doit être de qualité M3 (moyennement inflammable), exemple : bois massif non résineux de 14 mm d’épaisseur au moins, ou, panneaux dérivés du bois tels que contreplaqués, particules agglos etc… de 18 mm d’épaisseur au moins.
- Les revêtements de décoration verticale des stands devront être de qualité M2 (difficilement inflammable) s’ils sont collés ou tendus, ou s’ils sont flottants en matériaux de synthèse.
- Les vélums d’allure horizontale ou en plafond, des stands, devront être de qualité M1 (non inflammable).
- Les revêtements de sol devront être de qualité M3.

Les procès verbaux de réaction au feu des matériaux de décoration des stands devront être fournis au Chargé de Sécurité dès le début de l’installation des exposants de façon à être contrôlés avant le passage de la Commission de Sécurité compétente, habilitée, soit à la fermeture d’un stand, soit suppression des revêtements de décoration pour défaut de production de procès verbaux de classement des matériaux.

Les exposants peuvent facilement et doivent obtenir de leurs fournisseurs ou fabricants, les documents constituant les procès verbaux de réaction au feu des matériaux dont les essais ont été assurés par un laboratoire agréé, ou la preuve d’ignifugation non périmée, fournie par l’applicateur agréé.

Pendant la période de montage et pendant les heures d’ouverture au public de la Foirexpo, conformément à la législation sur les ERP (Etablissement recevant du public), les exposants devront se conformer aux observations éventuelles du Chargé de Sécurité, dont la présence est une obligation de l’organisateur.

Les exposants, ayant leurs propres matériels d’exposition, aménageront leur espace en tenant compte des stands mitoyens et des stands voisins ; ils respecteront les dimensions des surfaces allouées et feront leur affaire des jonctions avec les autres stands, des branchements électriques, etc… Ils seront seuls responsables de leur aménagement. L’installation de leur structure leur incombe.

Aucune installation spéciale ne pourra être faite sans l’assentiment de l’organisateur. Aucune banderole ne devra être installée en travers des allées. L’organisateur dégage toute responsabilité pour les constructions édifiées par les exposants.

Il est formellement interdit aux exposants de placer des tables et des chaises autour des stands et d’empiéter pour quelque cause que ce soit hors des emplacements concédés. Cette clause formelle s’applique aux emplacements situés en extérieur et aux stands situés à l’intérieur des halles.

Dans le cas où un exposant ne ferait pas une présentation suffisante de son stand et de ses produits, l’organisateur se réserve le droit de l’obliger à le modifier. Si aucune modification n’est apportée à cette présentation, l’organisateur pourra faire fermer le stand sans que l’exposant puisse avoir le droit au remboursement de son emplacement, ni à aucune indemnité.

Pendant l’installation des stands, seuls les véhicules nécessaires au transport des matériaux ou marchandises seront autorisées à pénétrer sur le terrain d’exposition. Ceux-ci devront être garés de façon à ne pas gêner la circulation et ne stationner que le temps strictement nécessaire au chargement et déchargement des marchandises.

Lorsque plusieurs exposants désireront être placés voisins l’un de l’autre, chacun devra en faire la demande formelle sur sa demande de participation, sans préjuger de la décision qui pourra être prise.

Les exposants, désirant user du courant électrique pour la démonstration de leurs appareils ou machines, ne seront raccordés aux armoires de branchement installées par l’organisateur, qu’après paiement des frais de branchement. Le droit au branchement électrique est strictement personnel. Toute infraction sera passible d’une pénalité égale au montant du branchement.

Le droit forfaitaire demandé pour chaque fourniture comprend : l’entretien des canalisations générales, le branchement jusqu’au stand et sa dépose, la consommation pendant la durée de la Foire, la participation aux frais de services d’entretien et de permanence. Le personnel des entreprises, chargées par l’administration de la Foire des différentes installations techniques, et celui des services de sécurité seront autorisés à pénétrer à toute heure dans les stands et emplacements en cas de nécessité. Les observations qu’ils seront amenés à faire au sujet des installations devront être exécutées immédiatement.

Les exposants sont informés qu’ils n’auront pas le gaz de ville à leur disposition. Ceux qui désireraient utiliser le gaz butane devront en faire une déclaration préalable au Commissariat général et devront se conformer aux exigences de la Commission de Sécurité et du Chargé de Sécurité. L’utilisation du propane est interdite.

Déchets et emballages

Pendant toute la durée de la Foirexpo, les exposants devront nettoyer leurs emplacements. Les ordures, déchets de paille et d’emballage devront être tenus à la disposition de la voirie dès la fermeture et en tout état de cause avant 7 heures du matin. Un service de nettoyage des allées de circulation est mis en place par l’organisateur et est assuré chaque matin avant l’ouverture. Les sacs poubelles peuvent être laissés dans les allées chaque soir.

Démontage

Toutes les installations faites par les exposants (stands, chalets, etc…) devront être démontées dans les deux jours suivant la fermeture de la Foire, et dans la journée suivant la fermeture pour les stands situés sous halles et utilisant les structures fournies par l’organisateur.

Gardiennage

Toutes les mesures seront prises pour préserver les objets exposés de toute avarie. Une surveillance active sera exercée en dehors des heures d’ouverture, les exposants étant responsables de leur stand pendant les heures d’ouverture au public.

Un service de gardiennage de nuit sera assuré pendant la durée de la Foirexpo. Les exposants s’engagent à ne rien sortir ou déplacer parmi les articles présentés pendant la Foirexpo avant le mardi matin 20 Mars 2012, 8 heures. Une autorisation spéciale pourra être délivrée par le Commissariat Général pour un déménagement anticipé à partir du Lundi 19 Mars à 19 heures.
Aucun accès ne sera possible sans dérogation dûment motivée et délivrée par le Commissariat Général.

Publicité - Communication

Tout exposant aura la faculté de la publicité à l’aide de circulaires, dépliants, photographies, etc… uniquement dans l’emplacement qu’il occupe et seulement pour des produits exposés par lui. Il est en outre formellement interdit à tout exposant de faire de la publicité sous une forme quelconque en faveur d’une marchandise quelle qu’elle soit, non exposée dans la Foire, par son fabricant ou son représentant.
Des espaces publicitaires sont ouverts, aux exposants qui le désirent, dans les colonnes du plan officiel de la Foirexpo. La distribution d’échantillons ou d’objets publicitaires est possible après inscription auprès de l’organisateur et limitée à deux annonceurs par jour.

En outre, un site internet dédié à la Foirexpo permet aux exposants de bénéficier d’une vitrine de Décembre 2011 à Octobre 2012.

Toute diffusion sonore à l’intérieur des stands devra être soumise à autorisation préalable de l’organisateur et ne devra en aucun cas gêner les stands voisins sous peine de sanctions financières.

Animation

Une animation générale de la foire est assurée sous la responsabilité de l’organisateur, (ORYON, organisateur titulaire des licences de spectacle 1.114238 – 2.114239 – 3.114240) avec le concours du Comité des exposants. Les exposants sont cependant invités à développer l’animation de leurs stands.

Règlement de la circulation

La circulation des véhicules dans l’enceinte de la Foirexpo est strictement interdite. Seul le ravitaillement des stands, dégustation ou vente d’échantillonnage est autorisé, à condition d’en faire la demande ; il sera terminé ½ heure avant l’ouverture aux visiteurs.

Badges

Les badges exposants sont indispensables pour la prise de possession de l’emplacement attribué. Ces badges seront remis à chaque exposant, lors de son arrivée, et à réception du règlement du solde de la facture. En cas de perte, ils ne seront pas remplacés. Les badges exposants doivent porter le nom de l’exposant ou celui du titulaire. La cession ou le prêt de ces badges à d’autres personnes en motivera le retrait immédiat.

Assurances

L’Exposant sera tenu d’assurer auprès d’une société d’assurances ses risques locatifs, son matériel, son mobilier, ses marchandises, les biens qui lui sont confiés (y compris ceux confiés par l’organisateur), contre les risques aléatoires assurables et notamment les risques d’incendie, d’explosion, de vol, de bris des glaces et enseignes, de dégâts par l’eau et le gel, de tempête, des catastrophes naturelles, des émeutes et des mouvements populaires, des pertes d’exploitation, de recours des voisins et des tiers.
L’Exposant est également tenu d’assurer auprès d’une société d’assurances les conséquences d’une annulation de la manifestation due à l’impossibilité matérielle d’utiliser les lieux loués pour quelque cause que ce soit, ainsi que sa responsabilité civile professionnelle.
Cette responsabilité civile professionnelle devra garantir les dommages corporels, matériels, immatériels, consécutifs ou non à un événement garanti par le contrat.
L’Organisateur ne pourra être recherché à l’occasion de la survenance de l’un de ces événements en lieu et place de l’Exposant, en cas d’absence, d’insuffisance ou d’inadéquation de son contrat d’assurance.
Aucune clause de renonciation à recours n’est applicable entre l’Organisateur, l’Exposant et leurs assureurs.
L’Exposant ne pourra en aucun cas tenir pour responsable l’Organisateur de tous vols qui pourraient être commis dans les lieux loués. A ce titre, il ne pourra réclamer aucun indemnité ni dommages et intérêts à l’Organisateur.
Dans le cas où l’activité exercée par l’Exposant entraînerait, pour L’Organisateur et/ou les autres exposants, des surprimes au titre de leur contrat incendie, explosion, celles-ci seraient, après justification, à la charge de l’Exposant.
L’Exposant reconnaît avoir une parfaite connaissance de ces dispositions et avoir pu demander tout complément d’information à L’Organisateur, et reconnaît en outre avoir été invité à transmettre à son assureur la copie de l’intégralité des présentes dispositions.

Sécurité

Les exposants sont tenus de respecter les prescriptions de réglementation en vigueur, notamment celles concernant la sécurité et l’hygiène. En matière de sécurité, il est particulièrement imposé aux exposants de se conformer strictement aux prescriptions se rapportant :
- à la réglementation concernant les installations électriques et les installations de gaz liquide ;
- aux mesures de protection pour les machines exposées, notamment en ce qui concerne toutes les machines appelées
à fonctionner et spécialement les moteurs et les machines à bois, conformément aux règlements de l’Inspection du Travail en vigueur dans l’industrie ; une déclaration d’installation sera faite 1 mois avant, auprès de l’organisateur ;
- à l’emploi de matériaux ignifugés pour l’aménagement des stands (voir article 11 du présent règlement).
Il est formellement interdit :
- d’employer de la peinture à l’huile ou vernis gras, cellulosique ou à base de nitrocellulose ;
- de faire figurer dans les stands tous jouets ou objet coloriés à l’aide de substances toxiques ou contrevenant aux
ordonnances de police, dont la fabrication, la mise en vente ou l’exposition sont prohibés ;
- de faire du feu dans les bâtiments concédés ;
- de se brancher directement sur les lignes ou conduites d’électricité, d’eau ou de téléphone ;
- de masquer ou de rendre l’accès difficile aux extincteurs et aux postes d’incendie ;
- sont exclues les matières explosives et détonantes, et en général toutes les matières dangereuses et nuisibles.
L’organisation se réserve le droit absolu de faire enlever toute marchandise dangereuse, insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, nuisibles ou gênantes, ainsi que toute installation susceptible de nuire à l’aspect général ou à la sécurité.
- Les sorties de secours seront respectées et dégagées de tous meubles, matériels etc.
- Un registre de sécurité sera ouvert au commissariat général pour y enregistrer tous les documents transmis pour la commission départementale de sécurité.
- Un chargé de sécurité sera présent pendant toute la durée de la Foire pour veiller à l’application du présent article et des articles 11 et 20 ci-avant. Celui-ci peut jouer un rôle de conseil à la demande des exposants.

Paiement

Le paiement des emplacements se fait de la façon suivante : 30 % du montant accompagnant le retour de la demande de participation. Le solde de la facture, au plus tard le 8 mars 2012. L’attribution du stand à la Foirexpo 2012 ne sera délivrée qu’après paiement du solde de la facture.

Dans le cas de force majeure où un exposant serait empêché d’occuper l’emplacement qui lui a été réservé, il devra en avertir immédiatement le secrétariat de la foire, et au plus tard le 15 Février 2012.
Tout désistement entraînera la facturation de l’acompte. Cette date dépassée, le désistement entraînera la facturation de la totalité du stand réservé. L’organisateur de la Foire se réserve le droit, en cas d’événements imprévisibles ou pour des motifs dont l’importance sera souverainement appréciée par lui, d’annuler, de retarder, d’avancer, d’écourter, de fermer ou de transférer la manifestation ; les sommes perçues seront remboursées à l’exception de l’acompte.

Pour toute société exposante, implantée à l’étranger, le paiement de l’emplacement devra obligatoirement être effectué par virement bancaire : l’acompte dès l’envoi du dossier d’inscription et le solde à réception de la facture.

Dispositions générales

L’organisateur de la Foirexpo se réserve le droit absolu, et sans qu’il puisse être contesté, de faire fermer et débarrasser sans aucune formalité de justice, le stand loué dans tous les cas où l’exposant manquerait à l’une quelconque de ses obligations ou aux clauses du présent règlement, notamment s’il n’utilise pas son stand pour la destination qui lui a été donnée ou l’exposition des marchandises qui doivent s’y trouver. La preuve de ces manquements pourra être donnée par tous les moyens, notamment par constat d’huissier de justice. Un inventaire des objets placés dans ce stand sera dressé par un huissier de justice et les objets mis au dépôt de la Foire pour être tenus à la disposition de l’exposant. Ce dernier ne pourra prétendre à aucun remboursement de location ou d’indemnité de quelque sorte que ce soit. La Foire disposera ensuite du stand comme bon lui semblera. Ces clauses sont de rigueur. Il est formellement interdit aux exposants de détériorer les stands ainsi que de couper les installations d’eau, d’éclairage ou de sonorisation sous peine de sanction très sévère et immédiate. L’exposant déclare avoir pris connaissance de ce règlement et s’engage à se conformer aux décisions que pourrait être appelé à prendre l’organisateur pour quelque cause que ce soit.

Les exposants qui auront contrevenu au présent règlement se verront refuser leur demande de participation pour la prochaine manifestation, sans préjudice des poursuites qui pourraient leur être intentées.

La Roche-sur-Yon, le 27/10/11